Qui est concerné par l’obligation d’utiliser un logiciel ou système de caisse sécurisé ?
Sont concernés : les professionnels assujettis à la TVA qui enregistrent les règlements de clients particuliers à l’aide d’un logiciel ou d’un système de caisse.
Ne sont pas concernés :
- les professionnels non assujettis à la TVA (franchise en base, exonérations…) ;
- les professionnels dont la clientèle est exclusivement professionnelle.
Faut-il obligatoirement s’équiper d’un logiciel de caisse certifié ?
Non. Il n’existe aucune obligation d’avoir un logiciel ou un système de caisse. En revanche, si vous en utilisez un, celui-ci doit impérativement être conforme.
La conformité repose sur quatre critères :
- Inaltérabilité des données
- Sécurisation des enregistrements
- Conservation des informations
- Archivage des données
Peu importe le mode de règlement utilisé : espèces, carte, virement ou autre.
Quels types de logiciels sont concernés par la certification ?
L’obligation s’applique à tous les logiciels ou systèmes disposant d’une fonctionnalité de caisse. Cela inclut notamment les logiciels multifonctions capables :
- d’enregistrer un paiement
- de générer un enregistrement comptable modifiable avant validation définitive.
Un logiciel de ce type doit être certifié.
Quels justificatifs fournir pour prouver la conformité du logiciel ?
Depuis le 16 février 2025, seul un certificat délivré par un organisme accrédité est admis comme preuve de conformité.
L’auto-certification par attestation individuelle émise par l’éditeur n’est plus autorisée à compter de cette date.
Mesures transitoires pour se mettre en conformité :
- Du 16 février au 31 août 2025 : l’attestation individuelle reste acceptée si le logiciel n’est pas encore certifié.
- Du 1er septembre 2025 au 28 février 2026 :
- le logiciel doit soit être certifié,
- soit avoir fait l’objet d’une demande de certification.
- À partir du 1er mars 2026 : seuls les logiciels déjà certifiés pourront être utilisés.
L’entreprise doit veiller à conserver le certificat correspondant à la version du logiciel utilisée.
Contrôle de l’administration fiscale et sanctions
Le certificat peut être exigé :
- lors d’une vérification de comptabilité,
- lors d’un contrôle inopiné dans les locaux professionnels, encadré par des règles précises.
En cas de manquement, l’amende prévue est de 7 500 € par logiciel ou système non conforme, avec obligation de régularisation sous 60 jours.
Faites le point avec votre expert-comptable
La conformité de vos logiciels de caisse ne doit rien laisser au hasard. Pour savoir si votre outil est concerné, vérifier son état de certification ou anticiper une mise à jour, contactez votre expert-comptable.
Il pourra :
- vérifier que le certificat correspond bien à la version utilisée,
- vous aider à constituer les justificatifs à produire en cas de contrôle,
- évaluer les délais et risques de régularisation selon votre situation,
- vous alerter sur les logiciels oubliés ou non conformes encore en usage.
Dans ce type de mise à jour réglementaire et technique, chaque détail compte : version, date de certification, usage réel ou supposé. Un accompagnement personnalisé peut faire la différence et vous éviter 7 500 € d’amende par point de vente.
